Salesforceを活用して、予実管理を実施する方法

CRM/SFAシステムを導入する目的の一つとして、予実管理というものがあります。
しっかりと予実管理を行うことで、より生産性の高い営業組織を作ることが出来ます。

しかし、そのためには常に予算とのギャップを把握し、状況に合わせたアクションが必要です。

このページでは、Salesforceの標準機能で予実管理を実施する方法をお伝えします。

Salesforceのレポート機能

Salesforceのレポート機能を十分に使いこなすには、レポート機能で表現できるデータ構造を知っておく必要があります。

ここでは、予実管理を例にしてSalesforceのレポート機能を説明します。

一般的な商談、実績、予算のデータ構造がこちらです。

商談明細や商品などの細かいデータは記載していませんが、おおよそこのようなイメージだと思います。

Salesforceのレポート機能を利用するには、データの親子関係が大事になります。
1レポート内で取り扱えるオブジェクトは、同一階層を含まない階層構造（主となるオブジェクトから1つの子オブジェクトを辿ったオブジェクトの階層のみ）となります。

ややこしいので、図で説明します。

Salesforceのレポートで表現できる例

Salesforceのレポートで表現できない例

このままだと、商談、実績、予算は、同一階層を含まない階層構造では表現できませんので、同じレポートでは、表示できません。

そのため、同じレポートで取り扱えるように、商談、実績、予算を1つのオブジェクトで管理します。

このようにすれば、同一階層を含まない階層構造となりますので、同一レポートで扱えるようになります。

レポートでは扱えるようになりましたが、このままだとすべての金額を集計してしまうため、集計された数字はでたらめとなります。

そうならないために、区分値（もしくはレコードタイプ）と数式を利用します。

まず、商談オブジェクトに登録されるデータが商談、実績、予算のどのデータなのかを把握できるように区分値（データ型：選択リスト（単一））設定します。

次に、それぞれのデータを登録するときに、正しい区分値を指定します。

通常だと、実績と予算はデータ連携などになると思いますので、デフォルト値を「商談」にしておけば、画面登録時は選択する必要はありません。

※実績、予算も画面から登録する場合は、レイアウトの切り替えも必要になると思いますので、区分値ではなくレポートタイプで分けるほうが使いやすいです。

区分値を条件として金額を振り分けることで、レポート内で比較が可能となります。

※[区分値]は、区分値のAPI参照名

こうすると、商談データを登録した場合は、商談金額には登録した金額が計上されますが、実績金額と予算金額は0になりますので、この項目を使って達成率などの算出も可能となります。

テキストだと分かりにくい部分もありますので、何かありましたらこちらまでお願いします。