優先順位の付け方

仕事では、よく優先順位を付けてから実施しなさいと言われます。

システム構築のプロジェクトでも同様ですが、多くのタスクや課題があり、さらにどれも必要そうに見えるので、「全部最優先です。」と言われることがあります。

当然ですが、これでは優先順位を付けていないのと一緒になってしまいます。

ですので、どれも重要な中でもさらに優先順位を付けるとしたら、どれが優先なのかという観点が必要です。

必ず優先順位を付ける

一般的に優先順位は、緊急度 と 重要度 を基準にして考えます。

図で書くとこんな感じになります。

上の図で言えば、
　①重要かつ緊急
　②重要だが緊急ではない、③緊急だが重要ではない
　④重要でも緊急でもない
の順番で対応していくのが一般的です。

これは自分の生産性に余裕がある状態であれば、おそらく最適な優先順位と言えるでしょう。
では、あまり余裕がない状態だと、どうでしょうか？

①だけでも全部を処理できない状態で、それでも①をやり続けるのは本当に効率がいいといえるでしょうか？

先ほどの図にもあるように、緊急度というのは時間軸のことです。
つまり、時間が経てば経つほど、②も①になります。

作業内容を時間経過とともに見ていくと、下のようになります。

こうなると、①の領域に溜まる一方となり、ほかの領域には手を付けられません。

ですが、ここで少し考えてみましょう。
この優先順位は重要度と緊急度で判断していますので、ある程度の重要だと、上段（①か②の領域）となってしまいます。

本当に重要な仕事が②の領域に控えており、それだけは確実に対応しないといけないとしても、この優先順位だと①が最優先になってしまいます。

では、何を優先すればいいのでしょうか？

それは、「②重要だが緊急ではない」の領域を最優先に対応することです。

これまでの仕事があるので、普通に対応していては②を最優先にすることはできません。

まず、いま抱えているすべての仕事に対して価値や効果、代替手段、やらなかったときの影響度などを考えます。

全体が明確になると、どの仕事が価値が高くて、どの仕事は捨てられるのかも見えてくるはずです。

最初は①の領域にも仕事があると思いますが、①にある仕事はほかの人にやってもらうとか、やむを得ずやらない選択をするなどして、早く①の領域に仕事が無いようにします。

ここまでこれば、あとは②の領域を計画立ててやっていくだけです。

②の領域は時間が経つと①になるので、そうならないように処理していきます。
また、突発的に①の領域の仕事も発生する場合があると思いますが、それは、先ほど同様に価値や効果を考え必要であれば即対応することで、常に①には仕事を置かないようにします。

そうすると、時間に余裕を持った状態で仕事ができるので、本当に必要な仕事を優先して対応できます。
さらに、リソース的に対応できないと判断した仕事についても、ほかの人にやってもらうなど代替手段の選択肢が増えるので、総合的にもより価値の高い仕事ができるようになります。