業務の棚卸に必要な3つのステップ
業務改善やシステム導入などに取り組む際、必要になってくるのが業務の棚卸です。単純に現在行われている業務を一覧化するだけなのですが、いざやろうとするとどうやって整理すればいいのか分からないという事がよくあります。当然、抜け漏れやダブり、認識祖語などが無いようにまとめなければいけません。
業務フローなどがあればいいのですが、このページを見ているという事は、おそらくそういったものはあまりないという事でしょう。
このページでは、業務の棚卸をするためのステップを紹介します。
業務の洗い出し
業務一覧を作るには、まず、現在行われている業務を洗い出します。
時間軸で業務を洗い出す
まずは、1日の流れに沿って業務を洗い出します。
日々違うことをやっているので、そう簡単に洗い出せないと思うかもしれませんが、3日分～5日分を書いてみるとだいたいの業務は洗い出せます。
次に時間軸を週、月、四半期、半期、通期と変えていき、それぞれの業務を洗い出していきます。
会社によっては、年度末や繁忙期、年末年始などの時間軸が必要かもしれません。
発生イベントで業務を洗い出す
時間軸に関係なく、何かが発生したときに実施する業務を洗い出します。
洗い出した業務を整理する
先ほど洗い出した業務をもとに整理していきます。
業務フローまで作れると、抜け漏れや認識祖語を防止できますが、今回は一覧表までにします。
※1 移動時間など、1回あたりの時間にバラツキが大きい場合は、週などの大きい頻度にして平均の合計を入れる
ポイント
- 業務と認識していない付帯的な作業はないか？
- 標準化（マニュアル化）されていない業務にバラツキはないか？
- どういう目的で実施しているか分からない業務はないか？
これで業務の洗い出しができました！！
もっと詳細に分析がしたい場合は、業務フローも作成し、それをもとに一覧表を作るとできます。
活用例
業務の棚卸ができたので、ちょっとだけ活用例を紹介します。
月間の工数分析
作成した一覧表を集計したい期間で計算をすると、オレンジの列のようになります。今回は、月で集計しました。（1か月：4週/20営業日/9600分で算出）
集計結果でグラフを作成すると、視覚的に状況を把握することができます。
これを見ると、以下のようなことが分かります。
- 約半数が社内対応をしている
- 移動時間の比率が非常に高い
- 報告や会議など社内向けの業務が多い
まとめ
業務を洗い出すために、時間軸とイベントをきっかけにする方法です。業務フローがあれば（もしくは作れれば）それをもとに洗い出すほうがいいですが、なかなかちゃんとしたものがないことが多いので、簡易的に業務を洗い出す方法を紹介しました。
ここまでできれば、業務を分析することで課題を浮き彫りにすることができます。